Instalar el complemento de Outlook para sincronizar el correo con CRM.ES

El complemento de Outlook sincroniza el correo de Outlook con CRM.ES, de modo que trabajas desde tu cliente de correo habitual sin renunciar al registro de la correspondencia en el CRM. Esta página recoge el procedimiento completo: dónde descargar el complemento, cómo instalarlo en Outlook web y qué queda por configurar en el administrador del CRM.

Outlook Plugin para CRM ESPresentación del complemento de Outlook para CRM.ES.Ver en YouTube

Existen además dos vídeos con instrucciones de instalación alojados en Loom:

• Instrucciones de instalación del complemento de Outlook (vídeo 1)
• Instrucciones de instalación del complemento de Outlook (vídeo 2)

Los vídeos son un complemento: el procedimiento de esta página se puede seguir de principio a fin sin reproducirlos.

Objetivo

Tener el complemento de CRM.ES instalado y anclado en Outlook web, conectado con las credenciales del CRM correspondiente.

Requisitos previos

• Acceso a Outlook en la web. La instalación se hace desde Outlook web: el primer paso consiste en abrir una URL una vez has entrado en él.
• El archivo de manifiesto del complemento. Es el fichero que seleccionarás durante la instalación. Se descarga desde el enlace de la sección siguiente.
• Las credenciales del CRM al que se tiene que conectar. Se piden en el último paso de la instalación.
• Permisos de administrador de CRM.ES. Son necesarios para elegir qué usuarios tendrán acceso y qué módulos se enlazan, tal como se explica en el apartado "Configuración en el administrador de CRM" de esta misma página.

Descargar el complemento

Descarga el archivo desde este enlace:

https://webdev.crm.es/download/VT2Outlook_V12.1.xml

Es el archivo XML de manifiesto del complemento, es decir el fichero que seleccionarás dentro de Outlook web en el paso 5 del procedimiento. Guárdalo en una carpeta que puedas localizar con facilidad.

El nombre del archivo incluye la versión del complemento, V12.1. Anótala antes de empezar: te servirá para comprobar más adelante si estás usando la versión vigente.

Instalar el complemento en Outlook web

1. Entra en Outlook web y abre la siguiente URL: https://aka.ms/olksideload.
2. Espera a que aparezca la ventana emergente. No continúes hasta que esté visible.
3. Ve a Mis Complementos.
4. Haz clic en Agregar un Complemento Personalizado.
5. Selecciona Agregar desde Archivo y elige el fichero a instalar, es decir el archivo XML que has descargado.
6. Entra en el correo electrónico y refresca la página web.
7. Selecciona un correo electrónico.
8. Abre la app y ánclala para verla siempre en pantalla.
9. Configura las credenciales del CRM al que se tiene que conectar.

Con el paso 9 termina la instalación en Outlook. Queda pendiente la configuración en el CRM.

Configuración en el administrador de CRM

La instalación en Outlook no completa el despliegue. Desde el administrador de CRM.ES hay que configurar dos cosas:

• Qué usuarios tendrán acceso al complemento.
• Qué módulos quieres enlazar con el correo.

El reparto de acceso por usuario se gestiona con el sistema de permisos del CRM, que se explica en Roles y perfiles.

Antes de desplegar

La selección de usuarios y módulos depende de la configuración contratada. Confirma con administración el manifiesto vigente y los permisos antes del despliegue.

Funciones disponibles desde Outlook

• Crear Contactos, Cuentas o Proveedores desde un mensaje.
• Vincular emails a la persona, empresa, oportunidad, caso, pedido u otro módulo habilitado.
• Enlazar también los mensajes enviados.
• Añadir comentarios y abrir la ficha relacionada sin salir de Outlook.

Fuente oficial

• Enlace Outlook 365

Solución de problemas

Las comprobaciones siguientes se corresponden con pasos del propio procedimiento:

Síntoma	Qué comprobar
No se abre la ventana desde la que se añaden complementos	La instalación depende de la ventana emergente del paso 2. Vuelve a abrir https://aka.ms/olksideload desde Outlook web y espera a que aparezca.
El complemento no aparece después de añadirlo	Refresca la página web del correo, tal como indica el paso 6 del procedimiento.
El complemento aparece y desaparece al cambiar de correo	Ánclalo para verlo siempre en pantalla, como indica el paso 8.
El complemento no se conecta con el CRM	Revisa las credenciales del CRM al que se tiene que conectar, que se introducen en el paso 9.
Un compañero no ve el complemento	Comprueba con el administrador del CRM que su usuario está entre los que tienen acceso.

Documentación relacionada

• Sincronización con Microsoft 365 (O365)
• Webmail, el correo electrónico nativo de CRM.ES
• Roles y perfiles
• Integraciones y módulos adicionales

Siguiente paso recomendado

Si en tu equipo también se usa Gmail, continúa con Plugin de Gmail.