Elegir la numeración correcta entre CRM.ES y el ERP

CRM.ES y el ERP pueden mostrar números distintos para el mismo proceso. No deben compartir una secuencia sin definir primero qué sistema crea el documento y cuál conserva la numeración oficial.

Tres identificadores diferentes

Identificador	Para qué sirve	Quién debe gobernarlo
Número interno de CRM.ES	Localizar y relacionar el registro dentro del CRM.	CRM.ES.
Serie y número del documento	Identificar presupuestos, pedidos o facturas según el circuito administrativo.	El sistema que emite el documento oficial.
Identificador ERP	Enlazar el registro del CRM con su ficha o documento equivalente en el ERP.	El conector, sin reutilizarlo como número visible.

Decide el sistema maestro

Antes de activar el enlace, responde para cada módulo:

1. ¿Dónde se crea el documento?
2. ¿En qué momento recibe su número definitivo?
3. ¿Puede editarse después de transferirlo?
4. ¿Qué campo devuelve el ERP al CRM?
5. ¿Cómo se detecta que ya se ha sincronizado?
6. ¿Qué ocurre si falla el envío o se reintenta?

Registra estas decisiones para Presupuestos, Pedidos, Facturas, Abonos y cualquier documento personalizado.

Patrones seguros

El ERP emite la numeración oficial

CRM.ES crea una referencia comercial provisional. Al transferir el documento, el ERP asigna serie y número; el conector devuelve ambos al CRM y guarda además el identificador técnico del ERP.

CRM.ES crea el documento definitivo

Utiliza este patrón solo si el proyecto lo ha definido expresamente. Reserva series independientes, evita que otro sistema genere números en el mismo rango y confirma cómo se tratan anulaciones y saltos.

Ambos sistemas crean documentos

Separa series por origen y nunca deduzcas el origen solo por el número. Guarda un campo explícito y un identificador externo único.

Evitar duplicados al sincronizar

• Usa el identificador ERP como clave técnica cuando ya exista.
• En la primera alta, registra una clave de idempotencia o referencia estable.
• No vuelvas a crear un documento si el primer intento terminó con respuesta incierta; consulta antes el ERP.
• Conserva estado, fecha del último intercambio y mensaje de error.
• No renumeres registros ya enviados para “hacerlos coincidir”.

No cambies una serie en producción sin coordinación

Una modificación de prefijo, contador o serie puede afectar documentos existentes, automatizaciones y obligaciones administrativas. Valídala con el responsable del ERP y soporte.

Comprobación antes de activar

Prueba un alta, una actualización y un reintento. Confirma que cada documento tiene un único identificador ERP, que el número visible procede del sistema acordado y que repetir el intercambio no crea otro registro.

Documentación relacionada

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Siguiente paso recomendado

Completa la matriz de campos y direcciones de Planificar un enlace ERP.