- Dirigido a
- Usuario
- Necesitas
- Acceso a CRM.ES y permisos sobre el módulo
- Nivel de riesgo
- Consulta
Importar, exportar y programar informes
Exportar e importar la definición XML
El XML conserva la configuración del informe; no contiene el resultado en Excel o PDF.
Exportar
- Selecciona el informe desde su lista o ficha.
- Abre Más → Exportar o la acción XML disponible.
- Guarda el archivo con módulo, finalidad y fecha en el nombre.
- Protégelo si incluye nombres internos o filtros sensibles.
Importar
- Abre Más → Importar.
- Selecciona un XML de una instalación compatible.
- Revisa nombre, carpeta, módulos, campos y propietario.
- Importa con un nombre nuevo y compara columnas, filtros, cálculos y gráfico.
- Elimina la copia si solo la utilizaste para comprobar la migración.
Un campo, módulo o función puede no existir en otra instalación. Importar el XML no sustituye la revisión de permisos ni la comprobación del resultado.
Exportar resultados a Excel o PDF
- Ejecuta el informe con el periodo y filtros definitivos.
- Comprueba número de filas y totales.
- Usa Exportar a Excel para analizar o transformar los datos.
- Usa Exportar a PDF para distribuir una versión de lectura estable.
- Abre el archivo y verifica encabezados, fechas, moneda y cortes de página.
Según la edición instalada, también puedes imprimir el informe con su gráfico o guardar únicamente el gráfico como imagen PNG.
Utilizar una plantilla Excel corporativa
Un administrador puede cargar una plantilla .xlsx con logotipo, estilos, fórmulas y gráficos. Después,
en la pestaña Plantillas del informe:
- Selecciona la plantilla autorizada.
- Indica la hoja, fila y columna donde empezarán los datos.
- Añade otros informes solo si sus rangos no se solapan.
- Exporta y verifica que fórmulas y gráficos toman el rango completo.
La misma plantilla puede aplicarse a una exportación manual o a un adjunto programado. Esta función requiere que el administrador haya configurado previamente la plantilla.
Definir quién puede consultar o editar
En Compartir y programar, el propietario puede asignar permisos a usuarios, grupos o roles:
- Ver permite abrir el informe con su configuración guardada.
- Editar permite cambiar informe y gráfico, y normalmente crear una copia con Guardar como.
- Eliminar debe reservarse a propietarios y responsables del área.
Un informe privado solo se comparte con los destinatarios elegidos. Un informe público sigue sujeto a los permisos del módulo y de los registros. Para que cada usuario consulte únicamente sus datos, aplica el filtro Usuario actual y comprueba el resultado con un perfil no administrador.
Programar el envío
- Edita el informe y activa Programación.
- Define periodicidad: diaria, semanal, mensual o anual, según las opciones disponibles.
- Elige hora y, cuando corresponda, día de la semana, día del mes o mes del año.
- Selecciona el formato: enlace al informe, Excel, PDF o una combinación.
- Añade usuarios, grupos o roles autorizados. El propietario o un administrador puede disponer también de destinatarios externos.
- Revisa asunto, contenido y zona horaria del propietario.
- Guarda y anota el propietario de la programación.
Antes de activar un envío recurrente, ejecuta manualmente el mismo informe y confirma destinatarios. Para detenerlo, desactiva la programación en el propio informe.
El filtro Usuario actual depende de la identidad de quien abre el informe. En algunas versiones no se aplica igual a los adjuntos Excel o PDF generados por una tarea automática. Si necesitas mantener ese aislamiento, envía un enlace autenticado o crea informes privados específicos por destinatario.
Los administradores pueden aplicar permisos o programación a varios informes desde la lista. Selecciona solo informes con la misma audiencia y revisa el resumen antes de guardar: una edición masiva sustituye la configuración de todos los elementos elegidos.
Resultado esperado
La definición XML puede restaurarse en una instalación compatible, los archivos reflejan el resultado visible y la programación muestra próxima ejecución, frecuencia y destinatarios.