Workflows (flujos de trabajo) en CRM.ES

Los workflows, o flujos de trabajo, son automatizaciones que se ejecutan bajo ciertas condiciones. Permiten que el CRM realice por sí solo acciones repetitivas cuando ocurre un evento en un registro. Esta página está dirigida a administradores que quieran conocer qué se puede automatizar en CRM.ES.

Objetivo

Identificar los tipos de workflow disponibles y decidir cuál encaja con el proceso que quieres automatizar.

Dónde se configuran

El acceso al editor está en el desplegable Personalizar de la barra de acciones del módulo, en la opción Editar Flujos de Trabajo, junto a Editar Campos. Puedes ver ese desplegable en la captura de Editor de Campos y diseño de módulo.

Tipos de workflow más habituales

Tipo	Qué hace	Ejemplo
Enviar Email Automático	Envía notificaciones al cliente o internas.	Agradecimiento tras una visita; aviso interno de presupuesto aceptado.
Actualizar Campos	Modifica el valor de un campo cuando se cumple la condición.	Al ganar una Oportunidad, la Cuenta cambia automáticamente su estado a "Cliente Activo".
Crear Tareas	Genera recordatorios automáticos para el equipo.	Crear un recordatorio cuando ocurre un evento específico.

Crear un workflow seguro

1. Abre Configuración CRM → Automatización → Flujos de Trabajo o usa Personalizar → Editar Flujos de Trabajo desde un módulo.
2. Pulsa Nuevo Flujo de Trabajo.
3. Escribe nombre y resumen, selecciona el módulo y deja Inactivo mientras lo preparas.
4. Elige el disparador: creación, actualización, primera vez que se cumplen condiciones o recurrencia.
5. Añade condiciones con todas o cualquiera según la lógica necesaria.
6. Añade tareas inmediatas o programadas y guarda.
7. Prueba con un registro controlado antes de activarlo.

Las acciones disponibles dependen del módulo e incluyen crear registros, crear tareas o eventos, actualizar campos, enviar email y funciones personalizadas instaladas. Evita activar un flujo de correo hasta validar destinatarios y plantilla.

Comprobación

El workflow aparece en la lista con su módulo, condición de ejecución, condiciones, acciones y un interruptor de estado. Si no se ejecuta, revisa en este orden: estado, disparador, condiciones y permisos del usuario que modifica el registro.

El flujo se ejecuta, pero no llega el correo

Si el workflow parece correcto y la acción de email no entrega el mensaje, no cambies el flujo a ciegas. Sigue El workflow se ejecuta pero no envía el email y, cuando el remitente usa Microsoft 365, comprueba también Validar OAuth.

Documentación relacionada

• Editor de Campos y diseño de módulo
• Actividades y reporte de visitas
• Correo y Webmail
• El workflow se ejecuta pero no envía el email

Siguiente paso recomendado

Continúa con Roles y perfiles para definir quién puede ver y hacer qué dentro del CRM.